智能會(huì)務(wù)管理系統(tǒng)概述
信息化時(shí)代的今天，企業(yè)經(jīng)營(yíng)和管理趨于信息化和網(wǎng)絡(luò)化，加上國(guó)內(nèi)國(guó)際企業(yè)的快速發(fā)展、集團(tuán)化的步伐加快，預(yù)示著傳統(tǒng)的會(huì)議室預(yù)定管理需要改變。華威信息會(huì)議室預(yù)定系統(tǒng)可以幫助企業(yè)規(guī)范化電子化管理會(huì)議室資源，提高了會(huì)議室的使用率，節(jié)省會(huì)議組織者的時(shí)間，使企業(yè)的管理水平上一個(gè)臺(tái)階。
簡(jiǎn)要功能概述：
1) 網(wǎng)上查詢(xún)、預(yù)定、審批：方便快捷，無(wú)論何時(shí)何地都可輕松實(shí)現(xiàn)。
2) 自動(dòng)通知：在線預(yù)定或取消，通過(guò)郵件或內(nèi)部系統(tǒng)自動(dòng)通知相關(guān)人員。
3) 圖表顯示：會(huì)議室的空閑/被預(yù)定時(shí)段一目了然，對(duì)會(huì)議室資源了如指掌，遠(yuǎn)離沖突。
4) 智能的系統(tǒng)接口：可與客戶(hù)現(xiàn)有的辦公管理系統(tǒng)、門(mén)禁系統(tǒng)或其它信息系統(tǒng)進(jìn)行無(wú)縫地結(jié)合，使企業(yè)的
信息資源得到統(tǒng)一、充分的共享與使用。
5) 獨(dú)立發(fā)布各類(lèi)信息：每個(gè)會(huì)議室門(mén)口的液晶屏，不僅獨(dú)立顯示本會(huì)議室會(huì)議信息，更可獨(dú)立、自由發(fā)布
企業(yè)其他資訊，支持文字、圖片和視頻等各種文本格式。
6) 會(huì)務(wù)服務(wù)管理：支持會(huì)前設(shè)備、服務(wù)預(yù)定以及會(huì)議進(jìn)程中的服務(wù)呼叫等個(gè)性功能。
2、預(yù)訂系統(tǒng)
會(huì)議室預(yù)訂系統(tǒng)采用B/S架構(gòu)，通過(guò)瀏覽器進(jìn)行操作；會(huì)議室預(yù)訂系統(tǒng)即可以是一個(gè)獨(dú)立運(yùn)行的管理系統(tǒng)，又可以嵌入到公司原有的OA系統(tǒng)中作為一個(gè)模塊。
實(shí)現(xiàn)的功能為:維護(hù)會(huì)議室資源、查詢(xún)會(huì)議室預(yù)定信息、會(huì)議室預(yù)定/取消、會(huì)議室預(yù)定審批和會(huì)議室使用情況統(tǒng)計(jì)。
1）會(huì)議室預(yù)訂申請(qǐng)
首先，在申請(qǐng)預(yù)訂會(huì)議室時(shí)，可以通過(guò)多種組合條件（如會(huì)議室大小、所在位置、會(huì)議室資源等）篩選來(lái)精確定位目標(biāo)會(huì)議室并查看會(huì)議室的預(yù)定情況。系統(tǒng)采用表格和色塊來(lái)表示當(dāng)前會(huì)議室的預(yù)訂情況。點(diǎn)擊已預(yù)訂的色塊，可查看預(yù)訂人、預(yù)訂時(shí)間、會(huì)議主題等信息; 點(diǎn)擊某個(gè)未預(yù)訂色塊，可直接進(jìn)入該時(shí)段的申請(qǐng)預(yù)訂頁(yè)面。可查詢(xún)本人的申請(qǐng)歷史信息，包括申請(qǐng)的狀態(tài)、流程等對(duì)自己提交的申請(qǐng)，可進(jìn)行撤銷(xiāo)、修改操作。會(huì)議室預(yù)訂既支持某個(gè)時(shí)間點(diǎn)的預(yù)訂，又支持將一段時(shí)期內(nèi)所有某個(gè)特定時(shí)間點(diǎn)的都預(yù)訂。
2）會(huì)議室審批
本系統(tǒng)如果集成在當(dāng)前的協(xié)同辦公系統(tǒng)中，具體方式與目前的協(xié)同審批完全相同；如果是獨(dú)立于協(xié)同辦公系統(tǒng)的，則支持二級(jí)審批。預(yù)訂申請(qǐng)?zhí)峤缓螅到y(tǒng)將自動(dòng)匹配該會(huì)議室所對(duì)應(yīng)的審批級(jí)別并建立申請(qǐng)流程，流程審批完成后，系統(tǒng)將認(rèn)定該申請(qǐng)已成功。
會(huì)議管理員可以查看到會(huì)議室預(yù)訂申請(qǐng)待審核列表，可修改該會(huì)議申請(qǐng)里的內(nèi)容，如果不允許通過(guò)，則填寫(xiě)審核意見(jiàn)，點(diǎn)擊“會(huì)議退回”；允許通過(guò)， 則直接點(diǎn)擊“發(fā)布會(huì)議”，發(fā)布后該會(huì)議進(jìn)入已審核狀態(tài)，
如下圖：
3）會(huì)議室信息維護(hù)
維護(hù)各種會(huì)議資源和會(huì)議類(lèi)型，定義會(huì)議審批流程。維護(hù)經(jīng)常列席會(huì)議的外部單位/人員。 會(huì)議資源可以在預(yù)訂會(huì)議室時(shí)進(jìn)行申請(qǐng)，例如席卡、礦泉水。審批流程與會(huì)議類(lèi)型相對(duì)應(yīng)，用戶(hù)預(yù)訂的會(huì)議提交后，系統(tǒng)可根據(jù)會(huì)議類(lèi)型自動(dòng)發(fā)起相應(yīng)。
4）會(huì)議郵件通知
如果系統(tǒng)為獨(dú)立運(yùn)行的方式，系統(tǒng)會(huì)集成Outlook的郵件功能，采用郵件通知（預(yù)定、修改、取消的系統(tǒng)動(dòng)作都將以郵件的方式通知相關(guān)人員）。
如果系統(tǒng)集成在協(xié)同辦公系統(tǒng)中，將采用信息通知的方式。系統(tǒng)根據(jù)會(huì)議開(kāi)始時(shí)間和設(shè)定的提前提醒時(shí)間，進(jìn)行提醒該會(huì)議參與人員。
5）會(huì)議服務(wù)呼叫
為了保證會(huì)議順利圓滿的召開(kāi)，以及提高與會(huì)人員的滿意度，系統(tǒng)可以采集和顯示當(dāng)前會(huì)議狀態(tài)，并可以開(kāi)放相關(guān)功能模塊給后勤服務(wù)人員，使服務(wù)人員能及時(shí)響應(yīng)會(huì)議的各種服務(wù)性需求。目前可以提供的會(huì)議狀態(tài)有：安靜、茶水服務(wù)、設(shè)備服務(wù)、清掃中。
6）查看和處理會(huì)議相關(guān)事項(xiàng)
會(huì)議室申請(qǐng)預(yù)訂時(shí)可以指定會(huì)議記錄人作會(huì)議紀(jì)要并發(fā)送給所有與會(huì)人員，可以與門(mén)禁系統(tǒng)相連使系統(tǒng)自動(dòng)記錄和顯示會(huì)議簽到情況。
7）會(huì)議室使用情況統(tǒng)計(jì)
可統(tǒng)計(jì)個(gè)人的申請(qǐng)歷史信息，可統(tǒng)計(jì)各種會(huì)議資源的使用情況和各種會(huì)議類(lèi)型的分布情況?？梢愿鶕?jù)客戶(hù)實(shí)際需求定制各種相關(guān)統(tǒng)計(jì)報(bào)表。
3、顯示系統(tǒng)
會(huì)議室顯示系統(tǒng)，作為公司直接面向員工和客戶(hù)的一面窗口，基本功能包括顯示、通知、監(jiān)控等，具有向員工和外界發(fā)布信息，引導(dǎo)與會(huì)人員準(zhǔn)時(shí)參與會(huì)議，通知服務(wù)人員及時(shí)響應(yīng)會(huì)議服務(wù)需求等基本功能。除此之外，顯示系統(tǒng)還具備控制多塊顯示屏分屏顯示和合并顯示等高級(jí)功能。
該子系統(tǒng)主要由模板設(shè)計(jì)器、信息發(fā)布引擎、顯示設(shè)備客戶(hù)端三部分組成。
模板設(shè)計(jì)器
一個(gè)“所見(jiàn)即所得”的可視化模板設(shè)計(jì)界面，能夠設(shè)計(jì)、定制豐富的顯示信息。通過(guò)模板設(shè)計(jì)器可以定制各種信息顯示模板。
信息發(fā)布引擎
作為整個(gè)信息顯示系統(tǒng)的核心，負(fù)責(zé)完成數(shù)據(jù)庫(kù)存取、顯示內(nèi)容自動(dòng)打包、數(shù)據(jù)庫(kù)信息后臺(tái)維護(hù)、響應(yīng)客戶(hù)端讀取請(qǐng)求等主要功能。
顯示客戶(hù)端
主要包括云端計(jì)算機(jī)及液晶屏兩大部分，為了顯示需要，云終端在較高的位置上安裝。顯示客戶(hù)端具有安全性高、能耗低、維護(hù)簡(jiǎn)單、高可管理性、綜合運(yùn)營(yíng)成本低等多種優(yōu)點(diǎn)。
1）會(huì)議室信息顯示
每個(gè)會(huì)議門(mén)前的液晶屏顯示當(dāng)天會(huì)議室的預(yù)訂情況；提示當(dāng)前時(shí)間及會(huì)議室狀態(tài)；若當(dāng)前會(huì)議室正在使用，提示會(huì)議結(jié)束時(shí)間。無(wú)會(huì)議召開(kāi)時(shí)，可播放企業(yè)圖片或視頻文件。
2）會(huì)議信息采集
該模塊主要是在會(huì)議室內(nèi)提供多個(gè)開(kāi)關(guān)，會(huì)議人員可根據(jù)需要改變開(kāi)關(guān)狀態(tài)，例如：按下送水開(kāi)關(guān)，要求會(huì)務(wù)人員送水；開(kāi)關(guān)數(shù)量和含義可自定義；開(kāi)關(guān)的狀態(tài)可與會(huì)議室控制系統(tǒng)關(guān)聯(lián)，例如：按下會(huì)議開(kāi)始開(kāi)關(guān)，表示會(huì)議已開(kāi)始，在顯示屏幕上顯示“靜”圖片，提醒其他人員不得喧嘩。
3）可定制各種顯示信息
系統(tǒng)具有一個(gè)“所見(jiàn)即所得”的可視化模板設(shè)計(jì)界面，能夠設(shè)計(jì)、定制豐富的顯示信息。通過(guò)模板設(shè)計(jì)器可以定制會(huì)議預(yù)訂、企業(yè)文化、活動(dòng)、宣傳等各種的信息顯示模板，從而提高顯示系統(tǒng)的使用效率。
4）可支持多種格式內(nèi)容
用戶(hù)可以根據(jù)實(shí)際情況在顯示屏中獨(dú)立播放多種格式內(nèi)容，實(shí)現(xiàn)了格式和內(nèi)容多樣化，如圖像、文本、PPT、Flash、MPEG視頻等多種媒體形式，從而大大豐富了顯示內(nèi)容和效果。
4、特點(diǎn)與優(yōu)勢(shì)
1）規(guī)范化網(wǎng)絡(luò)化會(huì)議室管理
利用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和管理理念為企業(yè)搭建一個(gè)規(guī)范的信息系統(tǒng)，將企業(yè)寶貴的會(huì)議室資源統(tǒng)一管理協(xié)調(diào)，提升企業(yè)管理效率與整體形象。
2）多模塊按需選擇
系統(tǒng)集成了多種第三方技術(shù)模塊，客戶(hù)可以根據(jù)自己的實(shí)際需求自主選擇是否采用這些模塊，可以減少不必要的開(kāi)支節(jié)約成本，做到按需支付。
3）多系統(tǒng)無(wú)縫集成
可與企業(yè)現(xiàn)有的協(xié)同辦公系統(tǒng)和門(mén)禁系統(tǒng)等多種業(yè)務(wù)系統(tǒng)建立接口，實(shí)現(xiàn)無(wú)縫連接，保證各種現(xiàn)有業(yè)務(wù)系統(tǒng)良好運(yùn)行和協(xié)同工作。
4）靈活性和人性化
顯示系統(tǒng)為快速適應(yīng)發(fā)布信息的內(nèi)容變化、數(shù)據(jù)變化、格式變化提供了有力保障。最終為客戶(hù)提供靈活、多樣、及時(shí)、準(zhǔn)確的信息發(fā)布及人性化的信息服務(wù)，支持業(yè)務(wù)的隨需應(yīng)變、“零編程”的維護(hù)能力、
動(dòng)態(tài)可伸縮的系統(tǒng)處理能力。
5）更安全和更穩(wěn)定
真正做到集中管理，使管理員的管理對(duì)象由包括所有客戶(hù)端設(shè)備的整個(gè)系統(tǒng)，集中到服務(wù)器一個(gè)點(diǎn)，軟硬件升級(jí)、殺毒、應(yīng)用軟件安裝、用戶(hù)帳戶(hù)管理等等，幾乎所有的工作都在服務(wù)器上進(jìn)行，管理員只要維護(hù)好服務(wù)器即可，大大減輕維護(hù)工作量。還可以利用服務(wù)器完善的備份和容錯(cuò)機(jī)制,更可確保系統(tǒng)和數(shù)據(jù)的快速恢復(fù)。
6）低成本和高環(huán)保
顯示系統(tǒng)采用云終端實(shí)現(xiàn)一臺(tái)主服務(wù)器讓幾十個(gè)顯示器能獨(dú)立、同時(shí)操作和使用，節(jié)省了80%的軟、硬件費(fèi)用。低硬件升級(jí)成本，云終端無(wú)需升級(jí)，只對(duì)服務(wù)器進(jìn)行升級(jí)即可提高整個(gè)系統(tǒng)性能。低維護(hù)成本，整個(gè)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)服務(wù)器單點(diǎn)管理，顯示客戶(hù)端零維護(hù)。低運(yùn)營(yíng)成本，每臺(tái)云終端的功耗只是PC的5%，耗電極低。
7）可定制開(kāi)發(fā)個(gè)性功能
本公司擁有強(qiáng)大的技術(shù)實(shí)力，以及多年大中型企業(yè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)和實(shí)施經(jīng)驗(yàn)，因此可為客戶(hù)根據(jù)企業(yè)實(shí)際情況量身定制開(kāi)發(fā)各種業(yè)務(wù)需求。
